Bagi pebisnis berskala kecil biasanya mereka akan melakukan semua pekerjaannya sendiri termasuk dalam menggaji karyawannya. Namun seiring berjalannya waktu akan sulit dilakukan sendiri apabila usaha yang dibuatnya sudah semakin berkembang dan memiliki banyak karyawan.
Sehingga proses penggajian karyawan akan cukup sulit dilakukan sendiri. Dengan begitu Anda memerlukan orang yang bisa membantu mengelola gaji karyawan, jenis pekerjaan ini dinamakan dengan payroll staff atau payroll officer.
Tugas yang mereka ini cukup sulit karena harus melakukan tugasnya dengan benar tanpa melakukan kesalahan sedikit pun. Nah seperti apakah tugas Payroll Officer?
Apa yang Dimaksud Payroll Officer?
Payroll officer merupakan seseorang yang memiliki profesi untuk bertanggung jawab atas gaji karyawan atau melakukan pelacakan informasi terkait proses penggajian karyawan pada sebuah perusahaan. Tugas yang dilakukan seperti mendata jam kerja karyawannya dan mendata sistem gaji karyawan yang biasa dilakukan dengan dengan aplikasi payroll. Namun, tidak hanya itu saja, payroll officer harus memuat laporan kepada pemerintah terkait pembayaran pajak gaji.
Laporan pengeluaran perusahaan juga dikelola oleh payroll officer, hal ini untuk mengikuti peraturan dari pemerintah yaitu peraturan compliance. Sekaligus menjadi bukti bahwa penggajian karyawan benar dan sesuai kontak yang berlaku.
Tugas dari Payroll Officer
Jangan dianggap remeh tugas dari payroll terbilang tidak mudah, apalagi harus mendata karyawan yang cukup banyak hal ini menjadi kesulitan tersendiri bagi payroll officer. Tugas yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Berikut ini tugas umum yang biasanya dilakukan payroll officer.
1. Bertugas Melacak Absensi Karyawan
Tugas utama dari seorang payroll officer adalah melakukan pelacakan absen dari karyawan perusahaan yang dilakukan ketika hari gajian sudah dekat biasanya pada awal bulan. Hasil pelacakan tidak sama pada tiap bulannya karen melihat data kehadiran karyawan dan jam kerja yang dilakukan.
Jangan dianggap sepele tugas ini memerlukan ketelitian karena menyangkut uang yang bisa menimbulkan kesalahpahaman apabila terjadi kesalahan dalam pendataan dan gaji karyawan tidak sesuai dengan kontrak kerja.
2. Bertugas Mendata Karyawan Baru atau Keluar
Selanjutnya payroll officer bertugas untuk mendata seluruh karyawan yang baru masuk maupun yang mengundurkan diri. Hal ini dilakukan untuk melakukan pengupdatean karyawan mana yang sudah tidak lagi bekerja dan juga mendata karyawan baru agar bisa menentukan gaji saat akhir bulan nanti.
Input data yang dilakukan dengan memasukan identitas karyawan baru, karyawan yang hampir habis masa kontraknya, begitu juga dengan karyawan yang sudah selesai kontrak akan dihapus dari daftar data perusahaan.
3. Bertugas Mendata Gaji Karyawan
Perusahaan harus melakukan kewajiban kepada karyawannya sesuai dengan peraturan yang sudah diterapkan dengan membuat laporan gaji karyawan yang menjadi tugas utama dari payroll officer.
Dengan bekerkambangnya jaman perusahaan memanfaatkan software payroll untuk melakukan semua kebutuhan yang diperlukan seperti membuat laporan gaji.
4. Bertugas Menyiapkan Slip Gaji
Karyawan yang bekerja membutuhkan bukti slip gaji untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam menjumlahkannya. Dengan adanya slip gaji karyawan bisa mengetahui jumlah jam lembur, jumlah jam kerja dan gaji pokok yang dilakukan selama bekerja.
Penggunaan sistem gaji akan mempermudah pekerjaan, perhitungan lebih cepat dan lebih baik untuk menghindari kesalahan, namun jika dilakukan dengan cara manual akan lebih memakai banyak waktu dan belum tentu benar dan bisa menimbulkan masalah.
Kualifikasi yang Dibutuhkan Payroll Office
Skill yang dibutuhkan untuk memiliki profesi seperti ini tidak mudah perlunya beberapa kemampuan agar tidak kewalahan ketika menjalankan tugas. Inilah kualifikasi yang dibutuhkan payroll officer :
- Harus memiliki kemampuan dasar human resources
- Cermat dan detail dalam menjalankan tugas
- Memiliki kemampuan penyelidikan masalah
- Konsisten dalam bekerja
- Mampu berkomunikasi secara verbal dan tertulis dengan baik
- Lulusan sarjana dari bidang studi manajemen, akuntansi, dan psikolog
- Bisa menggunakan ERD
Gaji seseorang yang memiliki profesi payroll officer juga terbilang cukup besar di Indonesia berkisar 4 sampai dengan 6 juta rupiah perbulannya.
Nah, itulah penjelasan singkat yang dapat kami sampaikan pada Anda terkait apa itu payroll officer yang merupakan sebuah profesi yang bertanggung jawab atas gaji karyawan. Profesi ini sedang banyak diminati oleh mahasiswa fresh graduate karena dianggap mudah.