Penulisan surat adalah suatu bentuk komunikasi tertulis yang resmi dan formal. Salah satu contoh surat resmi adalah surat keputusan. Surat Keputusan (SK) biasanya digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk mengambil keputusan penting terkait dengan operasional perusahaan, seperti SK pengangkatan karyawan baru, SK perubahan struktur organisasi dan lain sebagainya.
Dalam membuat SK, perusahaan harus memperhatikan format dan isi SK yang benar, serta mengikuti aturan dan regulasi yang berlaku. SK harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan disimpan dengan baik untuk keperluan pengarsipan dan dokumentasi perusahaan. Untuk mengetahui bagaimana cara membuat surat keputusan yang baik, yuk simak artikel berikut ini.
Definisi Surat Keputusan
Surat Keputusan (SK) adalah dokumen tertulis yang berisi keputusan atau keputusan resmi yang dikeluarkan oleh seorang pejabat atau instansi yang berwenang. Surat keputusan sering digunakan dalam lingkungan pemerintahan atau bisnis untuk mengumumkan keputusan penting atau kebijakan yang telah diambil. SK biasanya ditujukan kepada pihak yang terkait dengan keputusan tersebut, dan dapat berupa individu, kelompok, atau organisasi.
Contoh penggunaan SK dalam konteks pemerintahan adalah pengangkatan pejabat, pemberian izin, pembuatan kebijakan, dan sebagainya. Sedangkan dalam bisnis, SK dapat digunakan untuk menunjuk manajer baru, menetapkan kebijakan perusahaan, memberikan sanksi kepada karyawan, dan sebagainya.
SK biasanya memiliki format standar, yang meliputi nomor surat, tanggal dikeluarkan, subjek atau perihal, isi keputusan, dan tanda tangan pejabat yang berwenang. Surat Keputusan merupakan dokumen resmi yang memiliki kekuatan hukum, sehingga perlu dikelola dan disimpan dengan baik oleh pihak yang terkait.
Jenis-Jenis Surat Keputusan
Berikut adalah beberapa jenis-jenis Surat Keputusan (SK):
- Surat Keputusan Pemerintah: SK ini dikeluarkan oleh pihak pemerintah dan memiliki kekuatan hukum. Contohnya adalah SK pengangkatan pejabat, pemberian izin, pembuatan kebijakan, dan sebagainya.
- Surat Keputusan Bisnis: SK ini digunakan oleh perusahaan untuk mengambil keputusan penting terkait operasional perusahaan. Contohnya adalah SK pengangkatan karyawan baru, pemberian bonus, pembuatan kebijakan perusahaan, pemberian sanksi, perubahan struktur organisasi, dan sebagainya.
- Surat Keputusan Organisasi: SK ini dikeluarkan oleh organisasi atau komunitas tertentu, seperti organisasi sosial, olahraga, atau keagamaan. Contohnya adalah SK pengangkatan pengurus organisasi, perubahan susunan kepengurusan, pemberian izin kegiatan, dan sebagainya.
- Surat Keputusan Akademik: SK ini dikeluarkan oleh lembaga pendidikan, seperti sekolah atau perguruan tinggi, untuk mengambil keputusan terkait dengan administrasi atau akademik. Contohnya adalah SK kelulusan, pengangkatan dosen, penunjukan ketua jurusan, dan sebagainya.
- Surat Keputusan Kesehatan: SK ini dikeluarkan oleh lembaga kesehatan, seperti rumah sakit atau klinik, untuk mengambil keputusan terkait dengan pengobatan atau perawatan pasien. Contohnya adalah SK operasi, pengobatan khusus, dan sebagainya.
- Surat Keputusan Adat: SK ini dikeluarkan oleh lembaga adat atau tokoh adat untuk mengambil keputusan terkait dengan adat atau tradisi. Contohnya adalah SK pernikahan adat, penetapan hari raya, dan sebagainya.
Penting untuk diingat bahwa Surat Keputusan harus disusun dengan format dan isi yang benar, serta mengikuti aturan dan regulasi yang berlaku. Surat Keputusan juga harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan disimpan dengan baik untuk keperluan pengarsipan dan dokumentasi.
Fungsi Surat Keputusan
Berikut adalah beberapa fungsi Surat Keputusan (SK):
- Menetapkan keputusan penting: Fungsi utama dari SK adalah untuk menetapkan keputusan penting terkait dengan berbagai aspek, seperti pemberian izin, pengangkatan karyawan, perubahan kebijakan, dan sebagainya. Dengan adanya SK, keputusan yang diambil akan memiliki kekuatan hukum dan dapat dijalankan dengan baik.
- Menjaga keamanan hukum: SK membantu perusahaan atau pihak yang mengeluarkan SK untuk menjaga keamanan hukum dalam pengambilan keputusan. SK yang dikeluarkan harus sesuai dengan aturan dan regulasi yang berlaku, sehingga perusahaan atau pihak yang mengeluarkan SK dapat terhindar dari tuntutan hukum.
- Memberikan petunjuk dan arahan: SK memberikan petunjuk dan arahan kepada pihak terkait tentang bagaimana mengimplementasikan keputusan yang diambil. Dengan demikian, SK dapat memudahkan pihak terkait dalam melaksanakan keputusan yang telah ditetapkan.
- Meningkatkan transparansi: Dalam suatu organisasi atau perusahaan, SK dapat meningkatkan transparansi dalam pengambilan keputusan. SK memberikan informasi yang jelas dan terbuka mengenai keputusan yang diambil, sehingga pihak terkait dapat memahami dengan baik dan tidak menimbulkan tafsir yang salah.
- Dokumentasi dan arsip: SK juga memiliki fungsi sebagai dokumen penting dalam arsip dan dokumentasi perusahaan atau organisasi. SK yang dikeluarkan harus disimpan dengan baik untuk keperluan pengarsipan dan dokumentasi agar dapat diakses kembali di masa depan jika dibutuhkan.
Dengan adanya Surat Keputusan, maka proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien, serta dapat memberikan kepastian hukum bagi pihak yang terkait.
Format Penulisan Surat Keputusan
Berikut adalah format umum Surat Keputusan (SK):
- Kop surat: Di bagian atas surat, terdapat kop surat yang mencantumkan nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan logo perusahaan atau instansi.
- Nomor surat: Setelah kop surat, tuliskan nomor surat keputusan yang dikeluarkan.
- Lampiran: Jika ada lampiran, cantumkan daftar lampiran pada surat keputusan.
- Perihal: Tuliskan perihal surat keputusan dengan jelas dan singkat.
- Isi surat: Tuliskan isi surat keputusan dengan singkat dan jelas, mencantumkan keputusan yang diambil, alasan pengambilan keputusan, serta tanggal berlakunya keputusan.
- Penandatangan: Surat keputusan harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau yang memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan tersebut.
- Nama dan jabatan penandatangan: Tuliskan nama dan jabatan pejabat yang menandatangani surat keputusan.
- Tanggal terbit surat: Tuliskan tanggal terbit surat keputusan.
- Salinan: Tuliskan jumlah salinan surat keputusan yang dikeluarkan.
Contoh Surat Keputusan
Berikut ini adalah contoh Surat Keputusan (SK) tentang kenaikan gaji karyawan:
[Kop Surat]
Nomor : 001/SK/2023 Lampiran : 1 berkas Perihal : Surat Keputusan Kenaikan Gaji Karyawan
Berdasarkan hasil evaluasi kinerja karyawan selama 1 tahun terakhir, maka dengan ini kami menetapkan:
- Memberikan kenaikan gaji sebesar 10% kepada seluruh karyawan perusahaan mulai bulan Maret 2023.
- Kenaikan gaji ini diberikan berdasarkan penilaian kinerja karyawan selama 1 tahun terakhir.
- Karyawan yang memiliki kinerja baik dan mampu mencapai target yang ditentukan akan mendapatkan kenaikan gaji yang lebih tinggi dibandingkan dengan karyawan lain.
- Kenaikan gaji ini berlaku secara bersamaan untuk seluruh karyawan perusahaan, kecuali bagi karyawan yang telah mencapai batas gaji tertinggi.
Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan dilaksanakan oleh seluruh karyawan perusahaan.
Nama dan jabatan penandatangan, [ Tanda tangan ] [ Tanggal terbit surat ]
Salinan :
- Kepala Bagian Keuangan
- Karyawan bersangkutan.
Dengan menggunakan format dan penulisan yang tepat, surat keputusan dapat memberikan arahan dan pengarahan yang jelas dan efektif bagi perusahaan atau instansi.