Dalam suatu surat yang dikeluarkan oleh perusahaan tertentu, biasanya di bagian atasnya akan ada suatu identitas mengenai perusahaan tersebut. Nah, bagian tersebut dijuluki dengan kop surat perusahaan.
Selain dijuluki dengan kop surat, kebanyakan juga menyebut bagian tersebut sebagai kepala surat. Bukan hanya sebagai identitas dari pengirim surat saja, ternyata kop surat juga mempunyai fungsi lainnya juga. Kira-kira apa sajakah fungsi tersebut? Yuk simak lewat penjelasan berikut yang akan membahas mengenai fungsi hingga contoh kop surat.
Fungsi Kop Surat
Bagi suatu perusahaan yang mengeluarkan suatu surat resmi, kop surat mempunyai fungsi yang penting dan tak hanya berperan sebagai identitas perusahaan semata. Beberapa fungsi dari kop surat adalah:
Pembeda Antara Surat Resmi dan Tidak Resmi
Surat resmi dan tidak resmi dapat dibedakan dengan jelas lewat adanya kop surat. Jika perusahaan mencantumkan kop surat perusahaan dalam surat tersebut, tandanya surat tersebut bersifat resmi. Sebaliknya surat yang tidak dilengkapi dengan kop surat, dinilai sebagai surat yang tak resmi atau informal.
Branding Perusahaan
Tidak hanya sebagai pembeda antara surat resmi dan non resmi, fungsi lain dari kop surat adalah menjadi branding bagi perusahaan itu sendiri. Suatu perusahaan yang menulis dengan menambahkan kop surat di atasnya, secara tidak langsung juga menjadi sarana memperkenalkan perusahaan tersebut ke penerima surat.
Apalagi jika kop surat tersebut juga didesain dengan bagus, maka bisa memberikan kesan bahwa perusahaan tersebut adalah perusahaan dengan citra yang baik dan profesional. Jadi, bisa dibilang kop surat perusahaan bukan hal remeh bagi suatu perusahaan. Justru, kop surat ini dapat meningkatkan citra dari perusahaan.
Format Kop Surat
Format dari kop surat sebenarnya sangat sederhana. Informasi yang dicantumkan dalam kop surat terbilang hanya terdiri dari informasi mendasar mengenai perusahaan. Nah, secara umum, format dari setiap kop surat adalah meliputi logo dari perusahaan, nama perusahaan, alamat perusahaan, dan kontak dari perusahaan, baik berupa nomor telepon ataupun email.
Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word
Untuk bisa membuat kop surat perusahaan bisa dibilang cukup mudah dan kamu pun bisa membuatnya hanya lewat Ms. Word. Langkah pertama dalam membuat kop surat adalah membuka lembar kerja baru di Microsoft Word. Kemudian, mulai atur margin dari dokumen beserta dengan jenis kertas sesuai dengan kebutuhan. Langkah selanjutnya, arahkan kursor ke bagian atas dokumen dan aktifkan header dokumen dengan mengklik dua kali.
Di langkah berikutnya, kamu bisa memulai menuliskan nama perusahaan, alamat perusahaan, kontak dari perusahaan, serta menambahkan logo di sebelah bagian kiri. Untuk bisa menambahkan gambar logo, kamu bisa menuju ke menu Insert dan pilih Picture, carilah dimana letak file logo tersebut. Setelah gambar logo sudah muncul, jangan lupa untuk mengatur posisi dan ukuran dari logo supaya sesuai dengan proporsi dan nampak sesuai dengan keterangan mengenai identitas perusahaan.
Contoh Kop Surat
Supaya lebih jelas mengetahui tentang bentuk dari kop surat, berikut ini akan ada beberapa contoh kop surat perusahaan.
Contoh Kop Surat Perusahaan 1
Contoh Kop Surat Perusahaan 2
Nah, setelah menyimak mengenai seluruh penjelasan tentan kop surat di atas, pastinya kamu sudah paham betul bukan mengenai bentuk dari kop surat itu? Apalagi cara membuat kop surat juga sangat mudah, jadi dijamin kamu bisa mempraktekkannya dengan mudah pula.